Manche Dinge schieben wir immer wieder auf, weil wir befürchten, dass sie teuer und unbequem sein werden. So etwas ist im Privaten zum Beispiel der Besuch beim Zahnarzt. Eine neue ERP-Softwarelösung zu implementieren fällt für viele Unternehmen in diese Kategorie.
Wir alle kennen diese Geschichten (oder haben sie sogar selbst erlebt), in denen ein Systemwechsel langwierig und teuer war. Trotzdem sollten wir uns davon nicht abschrecken lassen. Genau wie beim Zahnarztbesuch gilt hier: regelmäßige Vorsorge ist besser als im Nachhinein alle aufgelaufenen Probleme mit einer kostspieligen Prozedur beheben zu lassen.
Denken Sie Ihre Betriebsausgaben für IT neu
Wir müssen die Art und Weise überdenken, in der wir die Betriebsausgaben für IT berechnen. Oft schauen wir, welche Kosten monatlich anfallen und verschieben größere Veränderungen, die mit zusätzlichen Kosten einhergehen, auf einen späteren Zeitpunkt. Erst wenn es wirklich notwendig ist, gehen wir auf solche Verbindlichkeiten ein. Was wir nicht oft genug machen, ist zu überlegen, wie teuer es ist, wenn wir unser ERP-System nicht wechseln. Es ist zwar eine zusätzliche Berechnung, dennoch ist sie wichtig.
Wir vergessen schnell, dass unsere Zeit auch etwas kostet. Üblicherweise ignorieren wir die Tatsache, dass alle Aufgaben, die automatisiert ablaufen könnten, aber dennoch manuell ausgeführt werden, höhere Kosten verursachen, weil sie mehr Arbeitszeit beanspruchen. Denken Sie beispielsweise an all die Auswertungen und Berichte, für die Sie die Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, aufbereiten und dann in unterschiedlichen Versionen an einzelne Teammitglieder verschicken müssen.
Auch wenn es nur 15 Minuten pro Woche sind, die Sie damit verlieren… Hier ist eine kurze Berechnung der (Personal-)Kosten für diese manuelle Aufgabe:
- Zeit für die Ausführung der Aufgabe: 15 Minuten x 52 Wochen = 780 Minuten/Jahr
- Zeit, um eine Vertretung einzuarbeiten, wenn Sie mal im Urlaub oder krank sind: 30 Minuten x 4 Wochen = 120 Minuten/Jahr
- Es kostet Sie also 900 Minuten = 15 Stunden pro Jahr, diese Aufgabe zu erfüllen.
- Bei einem Stundenlohn von 50 € sind das bereits 750 € im Jahr!
Und das ist nur die Berechnung für eine einfache manuelle Aufgabe. Denken Sie auch über die Kosten für komplexere Prozesse nach, zum Beispiel: Datenkonsolidierung, Wechselkursberechnungen und Kontenabgleich. Wenn Sie die Arbeitszeitkosten für alle Mitarbeitenden zusammenzählen, die solche Aufgaben regelmäßig durchführen, wie viel kostet das Ihr Unternehmen wirklich?
Fast alle Mitarbeitenden eines Unternehmens haben mindestens eine solche manuell auszuführende Aufgabe oder komplexe Auswertung. Wenn Sie von einem Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden ausgehen, wären das nach unserer Berechnung 37.500 € im Jahr! Wenn das schon mehrere Jahre so läuft, steigen die Kosten natürlich entsprechend.
Wir sollten außerdem darüber nachdenken, wie wir die frei gewordene Arbeitszeit als Ressource einsetzen können, wenn diese Aufgaben endlich nicht mehr manuell ausgeführt werden müssen. Mitarbeitende könnten sich Arbeitsbereichen zuwenden, die sowohl ihnen selbst als auch dem Unternehmen einen höheren Mehrwert bieten.
KickStart
Die Kosten, die mit einer Umstellung und dem Service für die Implementierung eines neuen Systems einhergehen, sind natürlich trotzdem nicht zu vernachlässigen. Es gibt aber glücklicherweise einen Weg, wie das Budget nicht überstrapaziert wird: Machen Sie sich klar, welche Anforderungen an das ERP-System Sie im ersten Schritt haben. Zusätzliche Funktionen und wünschenswerte Erweiterungen können immer in einem Folgeprojekt besprochen werden, sofern die Basis dafür vorhanden ist.
Wir bei Bam Boom Cloud nennen das den „KickStart“. Das Wichtigste für uns ist eine feste Basis von Anfang an. Auf eine Standardlösung kann man solide Prozesse aufbauen und Schritt für Schritt bei Bedarf weitere Funktionalitäten ergänzen. Mit standardisierten Prozessen halten Sie auch die Risiken im Bereich Datensicherheit und Infrastruktur für Ihr Unternehmen klein.
Trauen Sie sich und kalkulieren Sie Ihre persönlichen Kosten mit Hilfe des obigen Beispiels einer 15-Minuten Aufgabe. Diese Kosten verschwinden sicherlich nicht sofort nach der Implementierung eines neuen Systems, aber Sie haben einen besseren Überblick, welche Prozesse nach und nach verschlankt und automatisiert werden können.
Wenn Sie mit uns darüber sprechen möchten, wie Bam Boom Cloud Ihnen bei der Systemumstellung behilflich sein kann, melden Sie sich gerne über unser Kontaktformular Unsere Expert:innen melden Sich dann bei Ihnen zur Besprechung der Optionen.
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Dieser Artikel ist im englischen Original am 05.04.2022 auf dem ERP Software Blog erschienen.
