Chancen und Herausforderungen neuer Informationsmöglichkeiten
Der digitale Wandel beeinflusst seit Jahren auch das Einkaufsverhalten der Menschen. Merkmale sind insbesondere der gestiegene Online-Handel mit Waren aller Art sowie die vielfältigen Möglichkeiten für Kund:innen, sich vor dem Kauf umfassend zu informieren. Personalisierte Werbung versucht zudem, das Interesse von potenziellen Käufer:innen auf relevante Produkte zu lenken. Diese Entwicklungen umfassen alle Bereiche – den Kauf alltäglicher Konsumgüter durch Privatkunden als auch B2B-Geschäfte. Und damit auch die Anschaffung einer neuen Unternehmenssoftware.
Entscheidende Vorteile ergeben sich dabei auch, wenn es um die Frage geht, welche neue Software-Lösung für Ihr Unternehmen optimal sein könnte. Informationen über unterschiedliche Produkte verschiedener Anbieter und ihre jeweiligen Funktionalitäten sind offen zugänglich und können für eine informierte Kaufentscheidung herangezogen werden. Um aber überhaupt erst einmal einen Ansatzpunkt für Recherchen zu finden und Filterkriterien für Informationen zu bestimmen, ist es wichtig, sich vorab ein paar grundlegende Punkte klar zu machen. Denn mit einer strukturierten Herangehensweise werden Sie nicht von der Masse an Informationen überwältigt und vermeiden kostspielige Fehler. Stattdessen entdecken Sie viel leichter interessante Angebote und finden zu der richtigen Software-Lösung für Ihr Unternehmen.
Schritt 1: Machen Sie sich klar, welche Zwecke Ihr neues System erfüllen soll!
Es gibt so viele Arten von Softwaresystemen auf dem Markt, dass es wichtig ist, Ihre Suche vorab einzugrenzen. Konkretisieren Sie, welche Ziele Sie mit dem Kauf einer neuen Software verfolgen: Geht es etwa um die Lösung eines einzelnen Prozesses, um die Verwaltung Ihrer Buchhaltung oder die Zusammenführung Ihrer Daten für eine vielseitige Berichterstattung?
Wenn hier mindestens eines Ihrer angestrebten Ziele dabei sein sollte, ist ein sog. Enterprise Resource Planning-System (ERP-System) ein guter Ansatzpunkt, selbst für kleine bis mittlere Unternehmen, die keine Ressourcen verwalten möchten. Denn es ermöglicht, alle Aspekte Ihres Unternehmens einfach zusammenzuführen. Und es ist ausgesprochen zukunftsfähig, weil es mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
Schritt 2: Überlegen Sie, welche Produkte zu Ihren aktuell genutzten Tools passen!
Die besten ERP-Systeme bestehen aus einem Ökosystem oder einer Suite verschiedener Funktionsgruppen, also einer Zusammenstellung logisch zusammenhängender Anwendungen. Wenn es um die Bereiche Finanzwesen, Lagerbestände, Auftragsverwaltung und Kundenbeziehungsmanagement (CRM) geht, sollten Sie sich eher für ein gesamtes Ökosystem als für einzelne Insel-Lösungen entscheiden. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Prozesse durch die Integration in vorhandene Software zu straffen. Dadurch verkürzt sich auch die Lernkurve Ihrer Mitarbeitenden, während diese sich als tägliche Nutzer:innen mit dem neuen System vertraut machen.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine solche ERP-Lösung, mit der Sie auf Knopfdruck aktuelle Geschäftsdaten und Berichte erhalten können. Als Microsoft-Produkt ist es nahtlos in M365 integriert. Denken Sie an Excel, Teams, Outlook und Word! All diese Produkte nutzen Sie wahrscheinlich bereits täglich. Der Vorteil eines Komplettsystems besteht darin, dass Sie Ihre Geschäftsprozesse mithilfe von Workflows automatisieren und alle Informationen in einer einzigen Quelle speichern können. Ihre Daten lassen sich dadurch noch besser analysieren.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Liste Ihrer tatsächlichen Anforderungen!
Es ist wichtig, dass Sie genau wissen, welche Anforderungen Sie an ein neues System stellen, damit Sie Ihre Optionen genau prüfen und abwägen können:
- Was sind Ihre aktuellen geschäftlichen Herausforderungen?
- Welche Funktionen bietet Ihr derzeitiges System?
- Welche Funktion fehlt Ihrem derzeitigen System?
- Was sind die größten Mängel an Ihrem derzeitigen System?
Wir sehen zum Beispiel Unternehmen,
- die Waren aus Übersee importieren, die Container-Ladekapazitäten und Transitzeiten optimieren müssen und für die eine Verfolgung von Lagerbeständen mit geringer Umschlagshäufigkeit entscheidend ist.
- die professionelle Dienstleistungen für ihre Kunden erbringen, bei denen Zeiterfassung, genaue Kostenabrechnung und Umsatzrealisierung bei langfristigen Verträgen die wichtigsten Anliegen sind.
- die mit mehreren Standorten und Währungen jonglieren, bei denen viele Geschäftseinheiten in eine Konsolidierung einfließen und bei denen die Erstellung von Berichten derzeit ein Problem darstellt.
Sobald Sie die Anforderungen an das System identifiziert haben, sollten Sie diese priorisieren, um sich gezielt auf die Suche nach einer ERP-Lösung machen, die diese grundsätzlichen „must-haves“ alle erfüllt und vielleicht auch ein paar „nice-to-haves“ für die Zukunft bereithält.
Schritt 4: Recherchieren, recherchieren, recherchieren!
Nun beginnt die eigentliche Suche nach einer neuen Software-Lösung. Ein ERP-System ist eine langfristige Investition, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen soll. Eine gründliche Recherche vorab ist daher unverzichtbar. Aber Ihre Vorüberlegungen helfen Ihnen dabei, diese Recherche zielgerichtet anzugehen. Hier ein paar Anlaufstellen für Ihre Recherche:
- Produktseiten von Produzenten und Vertriebspartnern
- ERP-Blogs
- YouTube
- Anwendergruppen
- Regionale Peer-to-Peer-Gruppen
Wir von Bam Boom Cloud wissen, dass man selten alle relevanten Informationen an einem Ort findet. Noch schwieriger wird es bei der Preistransparenz! Darum haben wir ein Angebot entwickelt, in dem alle Leistungspakete klar definiert und die zugehörigen Preise vorab einsehbar sind. Wir bieten fixe Leistungsangebote zum Festpreis und mit unserer einzigartigen Implementierungsmethode KickStart können wir Sie im Handumdrehen an den Start bringen!
Schritt 5: Holen Sie Ihr Team an Bord!
Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, eine neue ERP-Software zu implementieren, sollten Sie Ihre Leute mit ins Boot holen. Das richtige Timing ist dabei entscheidend!
Ein ERP-System wirkt sich auf viele Abteilungen in einem Unternehmen aus, daher sollten Sie alle betroffenen Abteilungen in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Bilden Sie ein Kernteam mit Vertreter:innen aus jedem Geschäftsbereich (Finanzen, Beschaffung, Lager, Vertrieb, usw.), damit jede:r eine Stimme hat.
Wenn Ihre Mitarbeitenden Teil der Implementierungsplanung sind, werden Sie als Team schneller mit der neuen Software-Lösung arbeiten können.
Sie haben eine engere Auswahl getroffen! Was nun?
Wenn Sie Ihre Produktfavoriten in die engere Wahl genommen haben, sollten Sie als nächstes einige Produkt-Demos vereinbaren, um das System in Aktion zu sehen. Dadurch können Sie Einblick in die Funktionsweisen erhalten und einen Eindruck von Optik und Haptik bekommen. Selbstverständlich kann eine Demo nicht vorwegnehmen, wie Sie das System konkret in der Praxis verwenden würden. Das sollte Sie jedoch nicht nervös machen, weil die Demo nur ein weiterer Schritt in Richtung Kaufentscheidung ist.
Wichtig ist, dass Sie die Kernfunktionen des Systems kennenlernen können, ohne dass Ihnen ein Berater „Schnickschnack“ vorführt, den Sie in nächster Zeit gar nicht benötigen werden. Evaluieren Sie, ob Sie mit der Optik und der Handhabung des Produkts zufrieden wären, wie Ihre Nutzer:innen im Unternehmen damit arbeiten könnten und wie es sich in Ihre bestehenden Anwendungen eingliedern ließe. Business Central lässt sich beispielsweise vollständig in die Microsoft-Plattform integrieren und ist daher eine gute Option für Unternehmen, die bereits mit M365 arbeiten.
Haben Sie das passende Produkt für Ihr Unternehmen gefunden, sollten Sie nun überlegen, welche Implementierungsmethode für Sie am besten geeignet ist. Entscheidende Kriterien bei der Auswahl sind Implementierungsdauer, Service-Levels und Preise. Prüfen Sie zunächst die internen Ressourcen und Ziele, um zu entscheiden, wie schnell Sie mit Ihrem neuen System loslegen wollen und wie viel Support sie benötigen. Führen Sie dann offene und ehrliche Gespräche mit den verschiedenen Anbietern, um herauszufinden, welcher am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Wir von Bam Boom Cloud sind mehrfach ausgezeichneter Microsoft-Partner und spezialisiert auf die Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central für kleine und mittelständische Unternehmen. Wenn Ihnen eine klare Definition von Leistungsumfängen bei voller Kostenkontrolle und eine schnelle Implementierung zur Vermeidung langer Ausfallzeiten wichtig sind, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
