Viele von uns mögen keine Veränderungen. Das ist völlig normal, aber irgendwann sind sie unvermeidlich, wenn Ihr Unternehmen vorankommen soll. Schuld an einem geringen Unternehmenswachstum kann sein, dass Ihr Buchhaltungssystem einfach nicht das tut, was Sie sich wünschen. Als Microsoft-Spezialist für kleine und mittelständische Unternehmen haben wir eine Liste von zehn Anzeichen zusammengestellt, die darauf hindeuten, dass Sie zu einem neuen Buchhaltungssystem wechseln sollten.
Kennen Sie einige der folgenden Situationen aus eigener Erfahrung?
- Sie verbringen viel Zeit damit, Daten in Excel zusammenzuführen und Berichte zu erstellen, um die gewünschten Daten zu präsentieren. (Und wenn Sie fertig sind, sind die Daten bereits veraltet!)
- Sie haben eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme, die nicht miteinander interagieren (sodass Ihre Zahlen nirgends übereinstimmen).
- Ihre Updates und Upgrades nehmen immer mehr Zeit in Anspruch.
- Sie müssen neue Hardware kaufen, um Ihr Buchhaltungssystem zu unterstützen, weil das System zur Erledigung einzelner Aufgaben zu langsam ist.
- Das System unterstützt nicht die neuesten Sicherheitsmaßnahmen.
- Sie haben keinen Zugriff auf die Belegdokumentation im System.
- Sie müssen bestimmte Aufgaben manuell erledigen, weil das System diese speziellen Aufgaben nicht erfüllen kann.
- Ihre Geschäftsprozesse oder Ihre Strategie haben sich erheblich geändert.
- Der Rest Ihres Unternehmens verwendet Microsoft-Tools.
- Sie fluchen mehr als fünf Mal pro Tag über Ihr Buchhaltungs- /ERP-System.
Haben Sie bei zwei oder mehr der oben genannten Situationen innerlich zugestimmt?
Dann sollte Ihr Unternehmen den Umstieg auf ein neues Buchhaltungssystem in Erwägung ziehen.
Wir kennen das: Sie haben wahrscheinlich schon Horrorgeschichten über die hohen Kosten und die erforderlichen Ressourcen bei einem Systemwechsel gehört. Versuchen Sie, den Prozess in kleine Schritte zu unterteilen, bevor Sie überhaupt mit dem Projekt beginnen:
- Arbeiten Sie an Ihrer Vision – definieren Sie klare Ziele!
- Stellen Sie eine Anforderungsliste für das neue System zusammen, in der Sie angeben, welche Funktionen Sie unbedingt brauchen und welche optional, aber wünschenswert sind!
- Ordnen Sie die Liste nach Ihren Prioritäten!
So können Sie sich ein besseres Bild vom Umfang Ihres Projekts machen. Erstellen Sie nun eine Liste der Tools, die Sie derzeit verwenden und die Sie behalten wollen. Denken Sie dabei an Ihre E-Mail-Plattform, Ihre interne Kommunikation und die Dokumentenspeicherung.
Wie kann der Prozess beginnen?
Am Anfang der Recherche kann schnell Überforderung auftreten. Mit Hilfe der Listen behalten Sie aber den Überblick. Wenn Sie wissen, was Sie jetzt brauchen und was Sie in Zukunft brauchen werden, finden Sie die richtige Softwarelösung, die mit Ihrem Unternehmen auch mitwächst.
Wir wissen, dass ein Wechsel des Buchhaltungs- oder ERP-Systems oft als kostspieliges und langwieriges Projekt betrachtet wird. So muss es aber nicht kommen! Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine modulare Implementierung möglich. Wenn Sie zunächst nur das Buchhaltungsmodul einführen, haben Sie bereits den ersten Schritt in die richtige Richtung getan. Danach können Sie Ihr System mit zusätzlichen Modulen und Funktionen nach Bedarf erweitern, ohne eine erneute Implementierung durchzuführen.
Hier bei Bam Boom Cloud ist es unser Ziel, Ihr neues System so schnell und effizient wie möglich auszurollen. Wenn Sie warten, bis alle bereit sind und der perfekte Zeitpunkt gekommen ist, wird das wahrscheinlich nie passieren. Wird der Wechsel des Buchhaltungssystems trotz spürbarer Wachstumsschmerzen weiter hinausgezögert, verliert man wertvolle Zeit, in der man schon von der der Automatisierung manueller Aufgaben durch das neue System und seiner Produktivität profitieren könnte. Denken Sie deshalb frühzeitig über einen Wechsel nach! Bedenken Sie dabei auch die Betriebskosten, die Ihnen weiterhin entstehen, wenn Sie ihr System NICHT wechseln.
Ignorieren Sie die Zeichen nicht und ärgern Sie sich nicht länger über Ihr bestehendes System! Nehmen Sie sich stattdessen lieber die Zeit, in die Zukunft Ihres Unternehmens zu investieren.
Dieser Artikel ist im englischen Original am 15.07.2022 auf dem ERP Software Blog erschienen.
